ניהול זמן – הנקודות החשובות

שתפו את התוכן על החברים שלכם:
שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn

מתוך עצמאי בשטח

האם אתם עובדים בשיטה כלשהי על מנת להספיק את כל המשימות שקבעתם לעצמכם (או שנקבעו לכם) או שאתם מתחילים את היום בדהרה, בתקווה לצאת ממנו בשלום? לפניכם 24 עצות לניהול זמנכם, אחת לכל שעה ביום.

לכל אחד הרגלי עבודה, שקשה לשנותם, אך על מנת לנצל את הזמן הקצוב שבידיכם בצורה יעילה ולא לפסוח על הסעיפים, קיראו את צרור העצות הבאות ובידקו איפה תוכלו לשפר ולשנות את ניהול הזמן שלכם.

תכנון וארגון הזמן
הקדישו לתכנון יומי את ראשית היום או את הערב לפניו.
התחשבו בשעות השיא הפנימיות שלכם (הזמן בו אתם מתפקדים במלוא המרץ) ובשעות השיא החיצוניות (הזמן המתאים לתקשורת עם אנשים אחרים).

קיבעו מגבלות זמן לכל פעילות
אל תקבעו לוח זמנים לחוץ לכל דקה ביום. הישארו גמישים לקראת נושאים בלתי צפויים שעשויים לצוץ.
קיבעו את תחילת היום לביצוע פעילויות הכרחיות. אף פעם אינכם יודע מה יצוץ בהמשך היום ואתם עלולים לשכוח או לא להספיק את אותן פעולות הכרחיות.
גם משימות לא נעימות – בצעו מוקדם ככל האפשר במהלך היום, כך לא יעסיקו אותכם מחשבות בנוגע לזה במשך היום.
לאחר שקבעתם את סדרי העדיפויות לרשימה היומיומית, בצעו את המשימות בלי לדלג על משימות קשות או כאלה שאינכם אוהבים לעשות.

מקדו וסיימו עבודה אחת לפני שאתם עוברים לבאה.
רכזו יחד את כל הטלפונים שעליכם לעשות וטלפנו לאנשים ברצף. במידה ויש לכם מספר טלפונים באותו עניין – בצעו אותם אחד אחרי השני. בצורה זו, הנושא נשאר רענן אצלכם ובנוסף, תוכלו לקשר בין דברים הנאמרים לכם על ידי אנשים שונים. בנושא שיווק – זה חוסך זמן כיוון שכבר יצרתם לכם פתיחה ושיחה קבועה ואינכם צריכים להמציא אותה שוב.
שולחן מסודר עוזר לעבוד ביעילות ולמצוא בזריזות את מה שאתם צריכים. נקו את שולחן העבודה והניחו במרכזו את החומר החשוב ביותר.

שימו שעון במקום שכל אחד יוכל לראותו
נצלו "זמן מת" והפכו זמן המתנה לזמן מתנה. לדוגמא, אם אתם מחכים בתור ויכולים בינתיים לערוך טלפונים או לקרוא חומר חשוב.

ניהול פרויקטים
הקדישו לפרויקטים פרקי זמן רצופים של מספר שעות. קיבעו לשם כך מקום מראש ביומן.
אם אתם אחראים למספר פרויקטים, הכניסו "דפי פרויקט" ליומן והקצו עמוד אחד לכל פרויקט. כל אימת שאתם חושבים על משהו רלוונטי לפרויקט, שרבבו אותו על הדף המתאים. בדרך זו תארגנו את מחשבותיכם מיד עם הופעתן.
העריכו את הישגיכם וצאו לחגוג בגמר פרויקטים חשובים
ניהול ישיבות ופגישות
לפני שאתם קובעים פגישה, בררו עם האדם שרוצה להיפגש איתכם מדוע ברצונו לפגוש אותכם.
בידקו מה ניתן לסכם ולארגן בטלפון במקום לבזבז זמן על פגישה.
נצלו את שעות השיא הפנימיות שלכם (בד"כ בשעות הבוקר) וקבעו פגישות לשעות אחר הצהריים.
אם הפגישה נקבעה ביוזמתכם, תכננו אותה בקפידה: קבעו מטרות ברורות לשיחה, התחילו וסיימו בזמן.
אם אתם מוזמנים לישיבה, דייקו להגיע וסיימו אותה בזמן, לפי לוח הזמנים שקבעתם.

טיפול בהפרעות
אמרו "לא" לעבודות שאינן שלכם.
הדריכו את הכפופים לכם ואפילו את לקוחותיכם לבוא אליכם עם פתרונות ולא רק עם בעיות.
הקציבו זמן למטרות אישיות. בצורה זו, הן לא יעסיקו אותכם במהלך היום.
בשעות המנוחה – השתחררו לחלוטין מענייני העבודה.

5/5
סגירת תפריט