המאמר מוגש בחסות מט"י נתניה

המרוץ נגד השעון המתקתק

עודד מנס וקלאודיה גוטמן מחברת טי.אם.טי

כמה מאיתנו מגיעים (גם אם בביטחון רב) לפגישה מבלי לתכנן אותה מראש? כמה מאיתנו מתכננים את הפגישה ברכבם בדרך לפגישה (במקרה הטוב) ?מתי הקדשנו מחשבה למהות הפגישה ולתוצאות שברצוננו להשיג בתום הפגישה ? לא ברמה של "איך ניכנס ומה נאמר בפגישה", אלא ברמה של "איך אנו רוצים לצאת מהפגישה"? אילו תוצאות יספקו אותנו? מה המחיר שאנו מוכנים לשלם? מה תהיה הטקטיקה שננקוט? אולי נעשה סימולציה או שתיים עם השותף שלנו או היועץ שלנו?

רוב הפגישות, כולל פגישות משא ומתן, היכולות לחסוך לנו ממון רב למשך שנים ארוכות (הסכמי שכירות, שכר, רכש ועוד) אינן מתוכננות ולרוב אילתור הוא שם המשחק .

בניהול זמן, בניהול בכלל ובמו"מ בפרט, אלמנט האילתור אמור לשאוף לאפס.
אחת הדוגמאות הרווחות בין המלמדים ניהול זמן הינה שבניית בניין משרדים בארה"ב אורכת 5-4 שנים תיכנון ושנה אחת בנייה. לעומת זאת בארץ מוקדשת שנה אחת בקושי לתכנון ו- 4 שנים לבנייה.

יש רק 24 שעות ביממה

ניהול זמן מתאפיין בעובדות חיים. אין אנו יכולים להכניס ליום נתון אחד יותר ממספר השעות שבו וברוב המקרים, מספר המטלות שאנו מנסים לבצע עולה בהרבה על יכולתנו. לחזור הביתה עם התחושה "לא הספקתי כלום" היא דוגמה אחת בלבד לחוסר תכנון וניהול זמן.
למרות שאנו יודעים בבירור, שכל משימה לוקחת זמן רב יותר מאשר הזמן שאנו מתכננים, אין אנו משאירים חלונות זמן בין פגישה ופגישה ובכלל. אנו יודעים כי אנו חייבים לבצע מספר טלפונים, אך לא מתכננים מתי נעשה זאת.
אחד השיעורים החשובים בניהול זמן הוא כי אנו חייבים לקבוע פגישה עם עצמנו, לכבד את עצמנו ואת הזמן שלנו. ניתן לעשות זאת בצורה פשוטה, בסגירה של חלון זמן ביומן שלנו, אבל משום מה רובנו איננו עושים זאת.

דחוף לא בהכרח חשוב

כאשר חשבנו לכתוב מאמר בנושא ניהול זמן, המחשבה הראשונה שעלתה במוחנו הייתה: "אין לנו זמן!", "זה דחוף אבל לא מאוד חשוב…". לעומת זאת, יש רשימה ארוכה של לקוחות הממתינים לפגישה ובנוסף, עוד מטלות רבות שעלינו לבצע על פי סדר עדיפויות שקבענו מראש. כל אלה הביאו אותנו למסקנה כי בכתיבת המאמר אנו עומדים להשקיע את זמננו בטווח הרחוק.
רובנו שוגים ובוחנים מטלות על-פי מידת הדחיפות בלבד. משום מה המחשבה כי דחוף = חשוב מטעה את רובנו. היכולת להבחין בין מידת הדחיפות ולשלבה במידת החשיבות, היא אחת המיומנויות החשובות של מנהל. הידע להבחין ולעסוק בעיקר, במה שבאמת חשוב לי ולעסק שלי, קשורה לא מעט בידע בניהול זמן. גם האבחנה בין מה שחשוב לי לבין מה שחשוב לעסק שלי, בעייתי וקשה מאוד.

חשוב לזכור כי ניהול זמן אישי ועסקי הינם תחומים שאותם ניתן ללמוד, להתאמן ולהשתפר בהם ברמת המיומנות האישית והארגונית גם יחד. הגדולות, הבינוניות והקטנות

נעצור לרגע, ונחשוב – במה אנחנו משקיעים את זמננו ? כיצד מתחלקת עוגת הזמן היומית/ שבועית/ חודשית שלנו? כמה מאיתנו חושבים לעצמם: "נעיף מעל השולחן את המטלות הקטנות ואז נטפל במטלה החשובה באמת", ומגיעים ליום המחרת, שלא נדבר לשבוע לאחר מכן מבלי להגיע למטלה החשובה באמת.
את המטלות ניתן להמחיש ולדמיין בתור אבנים, אותן אנו מכניסים לתוך מיכל מזכוכית שקופה כדי שנראה את המתרחש. תחילה נכניס למיכל אבנים גדולות (החשובות והדחופות גם יחד). בין האבנים הגדולות נניח אבנים בינוניות (מטלות בינוניות – חשובות אך לא דחופות), לאחר מכן – ניתן להחדיר ברווחים שנותרו אבנים קטנות / אבני חצץ (מטלות קטנות – דחופות אך לא חשובות), ננער קצת, בין האבנים נשפוך חול (יש הרבה מקום לעבודה השוטפת והמתוכננת) לאחר מכן ניתן להכניס גם נוזלים (לבלתי מתוכנן או למטלות "שעל הדרך").

המיכל משול לפרק זמן – יום, שבוע, חודש או פרק זמן כלשהו ומכיל את כל המטלות שלנו.
זיכרו, ראשית יש להכניס למיכל את האבנים הגדולות (המטלות החשובות לנו אישית ועסקית), הרי לעולם לא נוכל להכניס אותן לאחר מכן, כי האבנים / המטלות הבינוניות והקטנות תופסות את מקומן של האבנים / המטלות הגדולות והחשובות באמת.

הדברים שבאמת חשוב להשיג
כאשר אנו רוצים באמת לנהל את הזמן עלינו להתחיל מראשית הדרך – להציב מטרות ויעדים כדי שנוכל לבנות לעצמנו את המסלול הטוב ביותר וללכת בו כדי להגיע ליעד. ניהול זמן מתחיל ברישום ואבחון מטרותינו העסקיות וכמובן גם האישיות – הדברים שבאמת חשוב לנו להשיג. "החוק" אומר: נטפל בנושא / במטלה החשובה ביותר בשעה שאנו רעננים ובשיא כוחנו.
במטלות הקטנות כמו: טלפונים "לא חשובים", אדמיניסטרציה, נטפל בשעות שאנו לא בשיאנו. אם נטעה במשהו, לא 'נענש' בחומרה.
כדי להשלים את "החוק" הפשוט הזה, סדר החשיבות של הטיפול במטלה החשובה ביותר מתוך הרשימה הארוכה והבלתי נגמרת של המטלות שלנו, נקבע על-פי הנוסחה (בעסקים כמובן):מה יביא את הרווח הכספי הגבוה ביותר, או לחילופין: מה יביא לחסכון הגבוה ביותר.

ישנם חוקים רבים נוספים לניהול זמן אפקטיבי. לדוגמה: לא נאפשר שדברים שאינם קשורים למטלה יסיטו את מחשבותינו ויפריעו לריכוז ולערנות שלנו. יש להיזהר מאוד מסטיות במהלך העבודה, ומדובר בכל מה שעלול להסיח את דעתנו מעיסוקנו באותו הרגע – כולל "הפרעות" של מזכירה, אורחים לא קרואים, טלפון, מייל ועוד.
להשתחרר מההרגלים הישנים

ניהול זמן דורש אימון מתמשך. בראש ובראשונה, הרבה לפני שננסה לעבור לניהול נכון, אנו חייבים להקדיש זמן לעצמנו ברמה האישית ולהבין כי המפתח לניהול בכלל וניהול זמן בפרט מותנים ביכולתנו לצאת מתוך אותם הרגלים ישנים בהם אנו שבויים.
הכללים לניהול זמן רבים ומגוונים, ואין מדובר במעשה קסמים. יש להתאמן בניהול זמן, להבין, לקבל ולהפנים את הכללים החדשים, המעייפים לעיתים. הפיתוי לחזור להרגלים הישנים – תמיד אורב בפתח, קורץ לנו, מחייך את חיוכו המפתה.
לשם הרחבת הידע בתחום זה, מומלץ לקבל יעוץ אישי או להצטרף לסדנא למיומנויות ניהול.
בהצלחה.